Vorlage an den Landrat

4. Das Projekt ERP (Realisierung und Einführung)

4.1. Projektrahmen


Die Konzeption und Einführung einer neuen ERP-Plattform ist mehr als eine Ersatzbeschaffung einer Informatiklösung. Mit dem Grossvorhaben ERP ...

Das Projekt ERP stellt somit eine fundamentale und gesamtkantonale Prozessoptimierung im Finanz- und Personalwesen sowie in der Logistik (Materialverwaltung) dar, die im Rahmen einer SAP-Systemeinführung realisiert wird.




4.2. Zielsetzungen


Mit ERP will die Regierung für den Kanton Basel-Landschaft folgende Ziele in den Bereichen Finanzwesen, Personalwesen und Logistik (Materialverwaltung) erreichen:


4.2.1. Strategisch-organisatorische Ziele (Governance)

4.2.2. Wirtschaftlichkeitsziele

4.2.3. Systemziele

4.2.4. Qualitätsziele




4.3. Vorgehen, Meilensteine und Termine


Das Projektvorgehen basiert auf der Projektmethodik „Hermes". Das weitere Vorgehen entspricht dem Masterplan in Kapitel 3 in Abb/Tab 1: Nach der Initialisierungsphase wird ab Frühjahr 2008 die Konzeption (Teil der Implementierung nach Hermes) angegangen, in welcher die systemweiten Grundlagen festgehalten werden. Ab September 2008 beginnen die Realisierungsarbeiten im System. Die Budgetierung soll von ausgewählten Benutzenden bereits ab Frühjahr 2009 eingesetzt werden. Die breite Einführung für alle erfolgt dann nach der Produktionsvorbereitung mit der Datenmigration so, dass ab dem 1.1.2010 mit der neuen Lösung gearbeitet werden kann. Die Schulung für Projektmitarbeitende,


Budgetierende und Vollbenutzende erfolgt verteilt über das gesamte Projekt zu unterschiedlichen Zeitpunkten.


Die wichtigsten Meilensteine (noch in der Vertragsverhandlung zu verabschieden) unter der Annahme, dass die Landratsvorlage im ersten Quartal 2008 gutgeheissen wird:


Gemäss Aussagen von NOVO werden der Kommunikation und dem Change-Management höchste Bedeutung beigemessen. Die Information wird einerseits von der Projektleitung direkt an interessierte Anspruchsgruppen, andererseits aber auch durch regelmässige Information über die Linienverantwortlichen erfolgen. Dadurch werden den späteren Benutzenden die Vorteile der neuen Lösung aufgezeigt und allfällige Ängste zerstreut. Für die Informationsverbreitung werden bestehende Kommunikationsmittel genutzt (Präsentationen vor Mitarbeitenden, Intranet-Einträge, Mediencommuniqués, usw.).




4.4. Projektorganisation


Aufgrund der guten bisherigen Erfahrungen und dem aufgebauten Wissen wird beabsichtigt, in der Projektlenkung möglichst viele Projektmitglieder der Evaluation auch für das Projekt ERP einzusetzen. Auftraggeber und oberstes Entscheidgremium ist der Regierungsrat des Kantons Basel-Landschaft. Er delegiert seine Aufgaben an den Projektausschuss, welcher sich aus 2 Mitgliedern des Regierungsrates, Vertretungen der Generalsekretärenkonferenz und den Leiterinnen der Finanzverwaltung und des Personalamtes zusammensetzt. Zudem wird ein Geschäftsleitungsmitglied von NOVO Einsitz nehmen.


Die Projektleitung mit einem internen (Kanton Basel-Landschaft) und einem externen Projektleiter (NOVO) wird von einem ständigen Projektbüro unterstützt. Die Teilprojektleitungen werden jeweils von einem internen Mitarbeitenden und einem Mitarbeitenden der NOVO wahrgenommen. Die Direktionen sind in allen Teilprojekten repräsentativ vertreten .


Zusätzlich wird eine von NOVO, SAP und dem Kanton Basel-Landschaft unabhängige externe Organisation mit dem Projektcontrolling beauftragt (noch zu bestimmen).



Projektorganisation ERP (in Entwicklung)


Die Projektorganisation muss zusammen mit NOVO verabschiedet werden. Die Funktionen und Aufgaben aller weiteren Gremien werden im Projekthandbuch definiert, welches gemäss Hermes aufgebaut wird.




4.5. Sicherheit und Risikomanagement


4.5.1. Erfüllung der Sicherheits- und Datenschutzanforderungen


Dem Thema Sicherheit wird besondere Aufmerksamkeit geschenkt. Die gesetzlichen Vorgaben sowie die technischen und betrieblichen Anforderungen werden in der Konzeptionsphase (Teil der Implementierungsphase nach Hermes) mit verschiedenen Hilfsmitteln definiert (Berechtigungskonzept, organisatorische Weisungen, periodische Kontrollen, usw.) und in der Umsetzung erfüllt (inkl. Schulung der Sicherheitssensibilisierung). Erfahrungen aus anderen Kantonen werden berücksichtigt. Während der Projektarbeit werden die kantonal verantwortlichen Stellen miteinbezogen, so dass zum Beispiel die Anforderungen des Datenschutzes und der Revision umfassend in das Projekt einfliessen.


4.5.2. Umgang mit Projektrisiken


Das Projektteam wie auch die Firma NOVO erkennen verschiedene potentielle Risiken . Der Anbieter NOVO hat beispielsweise 6 Risiken aufgeführt.



Risikenbetrachtung mit Gegenmassnahmen von NOVO


Aus Sicht der Regierung wie auch aus Sicht des Anbieters sind die Risiken für ein Projekt dieser Grössenordnung üblich und für den Kanton Basel-Landschaft tragbar, wenn die Gegenmassnahmen konsequent wahrgenommen werden. Diese Aufgabe wird vom noch zu bestimmenden externen Projektcontrolling unterstützt.




4.6. Betrieb


Es können vier Stufen des Betriebes unterschieden werden:

4.6.1. Betrieb während der Projektphase


Gemäss Beschluss des Projektausschusses werden während dem Projekt ERP der technische und der SAP-Basis-Betrieb beim ZID aufgebaut . Für den Aufbau des nötigen Knowhows wird der ZID in den ersten Jahren vom Anbieter NOVO unterstützt (sog. Outtasking). Im Herbst 2007 wird der Projektausschuss darüber entscheiden, ob ein Outsourcing des technischen Betriebes mittels einer Ausschreibung geprüft werden soll. Die Weiterentwicklung und den Benutzersupport leistet bis Ende 2008 die Projektorganisation.


4.6.2. Ordentlicher Betrieb mit SAP CCC ab 1.1.2010


Je nach Entscheid des Projektausschusses leistet die ZID den technischen und den Basisbetrieb selber oder hat ihn zu diesem Zeitpunkt einem Outsourcer übergeben. Ab Januar 2010 wird ein SAP Customer Care Center, sog. SAP CCC nach Vorgaben von SAP in Betrieb genommen und zertifiziert. Hierfür ist eine „virtuelle CCC-Gruppe" von fünf bis sechs Mitarbeitenden der Finanz- und Kirchendirektion (fachliche und technische Verantwortung) vorgesehen. Die Verantwortlichen schätzen, dass rund die Hälfte dieser Personalressourcen durch bestehende Mitarbeitende gedeckt werden kann.


Nach der Einführung im Jahr 2010 werden erfahrungsgemäss im Verlauf der späteren Betriebsjahre Fragen zu Pflege, Weiterentwicklung und Nutzung zusätzlicher Module auftauchen. Diese werden vom SAP CCC gesammelt und periodisch einem noch zu definierenden, direktionsübergreifenden ERP-Lenkungsgremium vorgelegt. Dieses repräsentative Gremium entscheidet über derartige Anträge unter Berücksichtigung der Konzernsicht und der Wirtschaftlichkeit.




4.7. Ressourcenbedarf für Projekt ERP


4.7.1. Technische Ressourcen


Die nötige Server-Hardware, Server-Betriebssysteme und die Oracel-Datenbanken werden vom ZID beschafft . Dieser hat vergleichbare Lösungen bereits in Betrieb, verfügt über das nötige Know-how und muss einzig die bestehende Infrastruktur ergänzen. Für das Kommunikationsnetzwerk und die benutzerseitigen Arbeitsplätze sind keine zusätzlichen Ausbauten nötig.


4.7.2. Externer Personal-Ressourcenbedarf


Die externern Personalressourcen für die ERP-Einführung werden von der Firma NOVO gestellt (offeriert im Kostendach sind 2'423 Beratertage). Ebenfalls in den offerierten Kosten sind die Leistungen für die Unterstützung des ZID für den Betrieb (Outtasking). Hinzu kommen externe Personalressourcen für


4.7.3. Interner Personal-Ressourcenbedarf


Das Projektteam ging für die Ermittlung des internen Ressourcenbedarfes von den festgestellten Optimierungsarbeiten und einer nötigen Reserve aus. Aus der Bedarfskalkulation 4 resultierten total 7'080 während der Projektlaufzeit von 24 Monaten zu leistende interne Projekt Personentage (ohne Schulung). Die Querschnittsleistungen im Projekt, welche allen Direktionen zu Gute kommen, machen dabei ca. die Hälfte aller Projektarbeiten aus. Sie werden vorwiegend von der für das Projekt federführenden FKD erbracht (Finanzverwaltung, Personalamt, Informatikplanung- und Koordination sowie Zentrale Informatikdienste). Für die Schulung der 450 Benutzer/-innen sind zusätzliche 1'500 Personentage nötig, die nur durch interne Mitarbeitende erbracht werden können.


Es gibt drei Möglichkeiten, wie dieser Bedarf von total 8'580 internen Projekt-Personentagen gedeckt werden kann:


a) Im Rahmen der ordentlichen Aufgabenerfüllung
- normale Arbeit gemäss Arbeitsvertrag
- Reduktion anderer Aufgaben / Prioritätensetzung
- Verschiebung anderer Aufgaben (z.B. andere Projekte)


b) Aufbau von Stellen
- besonders zur Beschaffung von speziellem Wissen
- sinnvoll, wo diese Leistungen auch nach Projektende für den Betrieb nötig sind


c) Erfüllung durch zeitlich limitierte Massnahmen (mit Kostenfolgen)
- Einkauf von externen Kräften zur Entlastung der Projektmitarbeitenden von der täglichen Arbeit (z.B. über Personalverleiher oder durch befristete Anstellungen)
- Überzeit-Auszahlung als Gegenleistung für ausserordentlich erbrachte Arbeitszeit
- Einkauf von weiteren externen Spezialisten im Projekt (nur im Notfall empfohlen wegen ungenügendem Aufbau von intern nötigem Know how)


Die Arbeitslast der heutigen Mitarbeiter in der Verwaltung ist hoch. Es ist offensichtlich, dass für das Projekt ERP interne Mitarbeiter durch extern zugezogene Mitarbeitende entlastet werden müssen, um die gewünschte Qualität und die Terminziele einhalten zu können. Die Bedarfsdeckungsrechnung aller Direktionen unter Berücksichtigung der heutigen Gegebenheiten hat folgende Aufteilung unter a) bis c) ergeben:

Bedarfsdeckungsrechnung




4.8. Kosten


Die externen Kosten (inkl. Mehrwertsteuer) für ERP-Strategie (169'000 CHF), ERP-Organisationsvorgaben (241'000 CHF), die ERP-Evaluation (195'000 CHF) und die Neuausschreibung im 2007 (voraussichtlich 230'000 CHF inkl. Anwaltskosten) wurden über das ordentliche Budget abgewickelt.


4.8.1. Einmalige Kosten (inkl. Betriebskosten bis 31.12.2009)


Folgende budgetwirksamen Einmalkosten fallen im Rahmen des Projektes an:

Budgetwirksame Kosten im Verpflichtungskredit


Die 12,996 Mio. CHF werden auf einen Verpflichtungskredit von 13,000 Mio. CHF aufgerundet. Dieser verteilt sich zu rund 5.67 Mio. CHF auf das Jahr 2008, 6,18 Mio. CHF im 2009 und 1,15 Mio. CHF im 2010. Die internen Kosten für das Projekt belaufen sich auf 1'232'500 CHF und werden nicht dem Verpflichtungskredit zugerechnet.




4.8.2. Betriebskosten ab 1.1.2010


Die jährlichen Betriebskosten werden ab 1.1.2010 wie folgt geschätzt:

Jährliche externe Betriebskosten


Insgesamt stehen für den Betrieb 5 bis 6 Mitarbeitende im Einsatz (750'000 bis 900'000 CHF inkl. Personalnebenkosten). Dieser dauerhafte personelle Ressourcenbedarf ab 1.1.2010 wird zum Teil durch heutige Mitarbeitende, zum anderen Teil durch die dauerhafte Erhöhung des Stellenetats um 300 Stellenprozent gemäss Vorkapitel gedeckt.


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Fussnoten:


4) Darin ist berücksichtigt, dass die FKD für ihre Querschnittsaufgaben, für die Projektleitung und das Projektbüro besonderen Ressourcenbedarf ausweist. Die VSD kann schlank arbeiten, da die Spitäler nicht im Projekt beteiligt sind. Die BKSD wird prüfen, wie die Sekundarschulen, welche heute nicht direkt an die Kantonssysteme angeschlossen sind, zusätzlich integriert werden können. Die anderen Direktionen sind entsprechend ihren Anforderungen berücksichtigt.


5) Für die Kostenberechnung wurden gemäss Weisung der BUD für die Weiterverrechnung von Arbeitsleistungen 500 CHF pro Personentag für interne Mitarbeitende zugrunde gelegt. Für Personalbeschaffungen über externe Personalverleiher wurde ein Kalkulationswert von 750 CHF pro Personentag beschlossen.