Vorlage an den Landrat

3. Vorarbeiten

3.1. Überblick: Masterplan und Organisation


Alle Arbeiten zu vorliegender Landratsvorlage orientieren sich am im Projekt ERP-Strategie erarbeiteten Masterplan, der sich über die Jahre 2005 bis 2010 erstreckt. Von 2005 bis zum Herbst 2007 wurden die drei nachstehend beschriebenen Projekte durchgeführt. Nach der Zustimmung des Landrates (vorliegender Antrag) soll im Frühjahr 2008 die übergreifende Systemkonzeption beginnen. Im Frühjahr 2009 erfolgt die Budgetierung im neuen System so, dass die breite Einführung per 1.1.2010 erfolgen kann.



Masterplan ERP


Parallel zu allen Arbeiten wurden Überbrückungsmassnahmen zum schlanken Weiterbetrieb der bisherigen Systeme eingeleitet. Damit werden nur dort Mittel in die heutigen Systeme investiert, wo dies für den Übergangsbetrieb bis 2010 nötig ist.


In allen nachfolgend dargestellten Projekten (ERP-Strategie, ERP-Organisationsvorgaben und ERP-Evaluation) wurde in einer umfassenden Projektorganisation gearbeitet, welche alle Direktionen sowie die Gerichte und die Landeskanzlei repräsentierte. Der Projektausschuss tagte mit 2 Regierungsräten, 5 Generalsekretären und weiteren Entscheidungsträgern. Im Projektteam arbeiteten Fachspezialisten aller Direktionen unter einer internen und externen Co-Projektleitung (IPK und CSP AG). Die breite und regelmässige Kommunikation wurde unterstützt von einem Begleitgremium. Die nachstehende Graphik illustriert dies anhand der Projektorganisation ERP-Evaluation.



Projektorganisation ERP-Evaluation




3.2. Resultate des Projekts ERP-Strategie


Der Projektauftrag lautete, die heutige ERP-Situation zu analysieren und die bestmögliche, produktneutrale Strategievariante zu wählen. Der Auftrag wurde in den Monaten Mai bis Oktober 2005 erfolgreich mit einem Strategiebericht abgeschlossen.


Die Analyse wurde mittels Interviews von 25 Personen und der Sichtung zahlreicher Unterlagen geführt. Sie zeigt, dass der Kanton Basel-Landschaft seine komplexen, sich verändernden Aufgaben mit verschiedensten Kommunikationspartnern erfüllt (intern: Direktionen und Dienststellen; extern: Bürger, Wirtschaft, Verbände, Bund, andere Kantone, Gemeinden, usw.). Die Informatik ist zu einem betriebskritischen Hilfsmittel geworden. Zahlreiche Applikationen sind über ein komplexes Schnittstellengeflecht (manuell und elektronisch) miteinander verbunden.



Überblick zu den wichtigsten Informatiklösungen


Positiv ist, dass die bisherigen ERP-Lösungen ohne betriebsgefährdende Probleme arbeiten. Vielschichtige Probleme bestätigen aber die Erkenntnisse der PUK „Informatik":

Bezüglich den Hauptapplikationen sind folgende Probleme in der basellandschaftlichen Installation ersichtlich:

Obige Probleme verursachen verschiedene negative Folgen wie :

Diese unbefriedigende Gesamtsituation erstaunt, weil aus finanzieller Sicht nicht von preiswerten Systemen gesprochen werden darf. Seit 1995 fielen hohe einmalige Kosten und wiederkehrende Unterhaltskosten für die langjährigen Systemeinführungen von CS/2, HR Access und der Leistungserfassung an. Die in den letzten Jahren bezahlten externen Jahresbetriebskosten (durchschnittlich 0,96 Mio. CHF) liegen rund 1/3 höher als dies sonst bei ERP-Umgebungen dieser Grössenordnung üblich ist.


Der Blick in die Zukunft zeigt mittelfristig erheblichen Ausbaubedarf (Anlagenbuchhaltung, Materialverwaltung, elektronisches Personaldossier, Workflow, Management-Informationssystem bis hin zu e-Government, Schulverwaltungslösung). Dies ist mit den heutigen Systemen nicht vernünftig machbar. Eine echte Verbesserung ist nur mit gemeinsamem, direktionsübergreifendem Organisationsdenken in integrierten Applikationen erreichbar.


Anhand eines Kriterienkataloges wurden fünf strategische Varianten beurteilt. Die Variante „Integrale Plattform" (konzernweit ein integriertes Produkt für alle ERP-Funktionsbereiche unter Annahmen eines kantonsinternen Betriebs) wurde als die sinnvollste, weil leistungsfähigste und wirtschaftlichste Variante ausgewählt. Die Wahl erfolgte unter Berücksichtigung wichtiger Aspekte wie Umsetzbarkeit klarer Organisationsvorgaben, Berücksichtigung des politischen Prozesses, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und langfristige Wirtschaftlichkeit.




3.3. Resultate des Projekts ERP-Organisationsvorgaben


Das Projekt ERP-Strategie hat gezeigt, dass neben technischen auch organisatorische Mängel behoben werden müssen. Sie sind möglichst vor oder mit der Einführung der integralen ERP-Plattform zu lösen. Deshalb wurde im Auftrag der Regierung vom November 2005 bis Mai 2006 das Projekt „ERP-Organisationsvorgaben" (ERP-OV) durchgeführt. Der Auftrag lautete, für die Bereiche Finanz- und Personalwesen die Ist-Prozesse aufzunehmen und die Optimierungen aus Konzernsicht grob zu definieren . Die Resultate sollten auch der späteren Evaluation für eine integrale Plattform dienen.


Auf oberster Stufe wurde eine Prozesslandkarte mit 20 Hauptprozessen erstellt. Darin wurden 74 Ist-Subprozesse dokumentiert (Organisationsstruktur, Besonderheiten pro Direktion, beteiligte Systeme) und Probleme erhoben. Die Analyse zeigte namhaftes Verbesserungspotential in verschiedenen Bereichen, welches während der Einführung einer integralen Lösung weitgehend ausgeschöpft werden kann. Die zu erwartenden Optimierungen der Arbeitsabläufe weisen in Richtung einer stärkeren Gewichtung der Konzernsicht .



Ist-Prozesslandkarte ERP


Zwecks Ideensammlung und Erfahrungsaustausch für mögliche organisatorische Verbesserungen besuchte das Projektteam die zwei Kantonsverwaltungen Aargau und St. Gallen . Viele der heutigen organisatorischen und funktionalen Probleme des Kantons Basel-Landschaft waren hier elegant gelöst worden. Die befragten Referenten bekräftigten die Vorteile ihrer integralen Lösungen. Sie waren auch nach mehrjährigem Betrieb der Überzeugung, dass eine professionell eingeführte integrale Plattform eine hohe Benutzerakzeptanz findet und wirtschaftlich betrieben werden kann.


Im Hinblick auf notwendige und sinnvolle Optimierungen wurden 14 Handlungsfelder definiert, welche insgesamt 99 Initialaktivitäten enthalten. Die Regierung hat den vom Projektausschuss im Namen aller Direktionen empfohlenen Anträgen zugestimmt. Insbesondere hat sie die Verfolgung der Initialaktivitäten den linienverantwortlichen Stellen übertragen . Zudem hat sie die ERP-Evaluation freigegeben.




3.4. Ziele und Evaluationsumfang


Gemäss Projektauftrag waren im Projekt „ERP-Evaluation" drei Ziele zu erreichen :

ERP-Produkte bieten vielfältige Funktionalitäten an, die weit über die Bedürfnisse des Kantons Basel-Landschaft hinausgehen. Wegen finanziellen und personellen Ressourcengrenzen war es wichtig, nicht zu viel auf einmal einführen zu wollen („Projekt nicht überladen"). Für die Evaluation wurde deshalb der Lösungsumfang hart abgegrenzt: Die neue ERP-Lösung ist nur dort vorgesehen, wo heute CS/2, Feen und HR Access im Einsatz stehen. Die Einführung wird für die 5 Direktionen (exklusive Spitäler), die Gerichte und die Landeskanzlei angestrebt.




3.5. Evaluationsverlauf


Die Evaluation erfolgte im offenen Verfahren gemäss dem kantonalen Submissionsgesetz 3 . Die Projektorganisation wurde zwecks Wissenserhalts fast identisch zum Projekt ERP-OV weitergeführt und repräsentierte alle Direktionen. Die Arbeiten wurden nach der Projektmethodik „Hermes" geführt. Die erste Evaluation wurde innerhalb der geplanten 9 Monate erledigt. Sie musste aber wegen Anbieterbeschwerden im Jahre 2007 wiederholt werden. Diese Neuausschreibung wird mit vorliegender Landratsvorlage abgeschlossen. Der Beschwerde gegen den 2. Zuschlag an NOVO und Ausschluss Wilken hat das Kantonsgericht am 6.12.2007 keine aufschiebende Wirkung erteilt. Gemäss Kantonsgericht wird die Beschwerde als völlig aussichtslos bezeichnet.


Die umfassenden Submissionsunterlagen (Pflichtenheft mit Beilagen, insbesondere dem Fragenkatalog) belegen die Komplexität des beabsichtigten Grossvorhabens ERP. Besonders geprüft wird, ob die gewünschte Produktplattform auch für allfällige spätere Ausbauschritte gerüstet wäre. Speziell die BKSD hat hohen Bedarf für eine einheitliche Schulverwaltungslösung angemeldet. Dieses Projekt über alle Schulstufen ist für die BKSD von zentraler Bedeutung. Eine moderne Schulverwaltungslösung ist nötig für eine effiziente Administration der Schulen und für die Bereitstellung von verlässlichen Planungs- und Führungsinformationen. Dieses Grossvorhaben wird später gestartet (Absicht Einführung ab 2011) und dem Landrat mit einer separaten Vorlage zum Beschluss unterbreitet.


Die erste Ausschreibung wurde am 5.10.2006 publiziert (im Amtsblatt des Kantons Basel-Landschaft und im Schweizerischen Handelsamtsblatt). 15 Interessenten forderten das Pflichtenheft gegen Schutzgebühr an. 52 Fragen der Anbieter wurden über Internet beantwortet. Von den fristgerecht bis zum 20.11.2006 eingebenden fünf Anbietern erfüllten deren drei mehrere der insgesamt 16 Eignungskriterien nicht (sog. Muss-Kriterien): Ihre Angebote basierten nicht auf einem integralen ERP-Standardprodukt, verfügten nicht über absichernde Alternativ-Implementierungspartner in der Schweiz und konnten die verlangte Weiterentwicklungsplanung und die spätere modulare Ausbaubarkeit nicht nachweisen.


Die verbleibenden zwei Anbieter wurden am 21./22.12.2006 zu Präsentationen eingeladen. Bei je vier Referenzkunden aus dem öffentlichen Verwaltungsumfeld wurden mittels strukturiertem Fragebogen Referenzauskünfte eingeholt. Die Beurteilung des Projektteams hat gemäss der gewichteten Kriterien für beide Anbieter sehr gute Werte ergeben. Beide Anbieter wären in der Lage, dass Projekt mit der gewünschten Funktionalität unter tragbaren Risiken erfolgreich einzuführen.


Aufgrund einer Einsprache durch zwei Anbieter musste die erlassenen Verfügung der Regierung zurückgezogen werden. (vgl. Wiedererwägung der Regierung im RRB Nr. 580 vom 17.4.2007). Auch die bereits beim Landrat eingereichte ERP-Vorlage wurde deshalb zurückgezogen. Anschliessend wurde die Evaluation in den Monaten Juli bis Oktober 2007 mit Präzisierungen - aber ohne Inhaltlichen Änderungen - wiederholt. Sie beschränkte sich auf die beiden Beschwerdeführer und den Gewinner der ersten Ausschreibung.


Anlässlich der Offertöffnung der Neuausschreibung hat ein Anbieter auf eine erneute Offerteingabe verzichtet. Die verbleibenden Offerten wurden beurteilt und begründet. Bei der Beurteilung stellte das Projektteam fest, dass der eine Anbieter 2 Eignungskriterien und weitere zwingende Anforderungen nicht erfüllte. Dies begründete seinen Ausschluss aus dem Verfahren.


Somit bleibt der bereits in der ersten Ausschreibung eruierte Realisierungspartner NOVO Business Consultants AG mit SAP ERP eindeutiger Gewinner der ERP-Neuausschreibung. Das neue Angebot ist deckungsgleich mit der bereits eingereichten Offerte.




3.6. Evaluationsresultat: NOVO Business Consultants mit SAP ERP


3.6.1. Bewertungsresultat


Der eruierte Sieger bleibt das günstige Angebot der Firma NOVO Business Consultants , die das Produkt SAP ERP einführt. Die einmaligen Kosten belaufen sich in den Jahren 2008 bis 2010 auf 6'254'544 CHF für Dienstleistungen und Lizenzen. Für die Wartung und den Betrieb sind jährlich rund 457'000 CHF offeriert (17 % der Lizenzkosten für Releasepflege und die Weiterentwicklung der Lösung sowie die jährlichen Unterstützungsleistungen für Betrieb und Support).


3.6.2. Strategische Wahl des Produktes SAP


Mit der Produktplattform SAP ERP entscheidet sich der Kanton Basel-Landschaft für eine marktführende Standardlösung . Sie ist bei den meisten Deutschschweizer Kantonen in der Grössenordnung des Kantons Basel-Landschaft sowie in vielen Städten und beim Bund im Einsatz. Sie wird voraussichtlich weitere Verbreitung in öffentlichen Verwaltungen und im Gesundheitswesen finden. Die Lösung gilt als stabil, benutzerfreundlich, sicher und weiterentwicklungsfähig. Sie deckt alle vom Kanton Basel-Landschaft geforderten Funktionen ab.



Übersicht der schweizweit im Einsatz stehenden ERP-Plattformen


Die Software SAP ist als Standardprodukt weltweit bei 60'000 Kunden in Betrieb. SAP ist der marktführende Konzern für Unternehmenssoftware. Allein in der Schweizer Konzerntochter (SAP Schweiz AG in Biel, Regensdorf und Lausanne) arbeiten 550 Mitarbeitende. Zahlreiche Implementierungspartner installieren und betreuen SAP-Lösungen in der Schweiz. SAP hat in der Vergangenheit über Jahre hinweg seine Zukunftstauglichkeit bewiesen .


Die Regierung wird nach Abschluss der Vertragsverhandlungen (und unter Vorbehalt der Zustimmung des Landrates zu dieser Vorlage) einen strategischen Entscheid für die Produkteplattform SAP fällen. Demnach werden auch spätere ERP-Erweiterungsvorhaben im Kanton Basel-Landschaft mit dem Produkt SAP durchgeführt, solange keine wirtschaftlichen oder inhaltlichen Gründe dagegen sprechen. Damit kann auf aufwändige öffentliche Produkt-Evaluationen verzichtet werden (einzig der Implementierungspartner ist gemäss Submissionsgesetz jeweils zu evaluieren). Zudem wird die wirtschaftlich vorteilhafte, integrale Produktumgebung einheitlich weiterentwickelt. Mit diesem strategischen Commitment für das Produkt SAP können preisliche Vorteile für aktuelle und zukünftige einmalige Kosten erreicht werden. Damit werden die Konditionen der Schweizerischen Informatikkonferenz SIK übertroffen.


3.6.3. Der Implementierungspartner NOVO Business Consultants


NOVO Business Consultants ist eine auf SAP spezialisierte Schweizer Beratungsfirma. Sie beschäftigt 70 Mitarbeitende an ihren Sitzen in Zürich und Bern. NOVO fokussiert sich auf den öffentlichen Verwaltungsbereich und ist ein bevorzugter Partner von SAP im öffentlichen Bereich. Sie hat in verschiedenen öffentlichen Verwaltungen (Bund, Kantone, Städte, Schulen) und verwaltungsnahen Betrieben (z.B. Energieversorgungsunternehmen, Hochschulen, usw.) erfolgreiche SAP-Einführungen durchgeführt. Verschiedene ihrer Kunden unterstützt NOVO seit Jahren im SAP-Betrieb.


Die Regierung hat mit Beschluss vom 30. Oktober 2007 die Wahl des Anbieters NOVO Business Consultants, Bern, als Partner für die Einführung von ERP und damit gleichzeitig Wahl des Produktes SAP als strategische ERP-Plattform für den Kanton Basel-Landschaft submissionsrechtlich verfügt (vorbehältlich erfolgreicher Vertragsverhandlungen und der Zustimmung des Landrates zur ERP-Vorlage). Anschliessend wurden erste Vorbereitungen für die weiteren ERP-Arbeiten begonnen, wie sie im nachfolgenden Kapitel aufgezeigt werden.


Fortsetzung >>>
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Fussnote:


3) SGS 420.0 GS 33.1062