Vorlage an den Landrat

3. Vorarbeiten

3.1. Überblick: Masterplan und Organisation


Alle Arbeiten zu vorliegender Landratsvorlage orientieren sich am im Projekt ERP-Strategie erarbeiteten Masterplan, der sich über die Jahre 2005 bis 2009 erstreckt. Von 2005 bis zum Frühjahr 2007 wurden die drei nachstehend beschriebenen Projekte durchgeführt. Nach der Zustimmung des Landrates (vorliegender Antrag) soll im Sommer 2007 die übergreifende Systemkonzeption beginnen. Im Frühjahr 2008 erfolgt die Budgetierung im neuen System so, dass die breite Einführung per 1.1.2009 erfolgen kann.


GRAFIK: Masterplan ERP


Parallel zu allen Arbeiten wurden Überbrückungsmassnahmen zum schlanken Weiterbetrieb der bisherigen Systeme eingeleitet. Damit werden nur dort Mittel in die heutigen Systeme investiert, wo dies für den Übergangsbetrieb bis 2009 nötig ist.


In allen nachfolgend dargestellten Projekten (ERP-Strategie, ERP-Organisationsvorgaben und ERP-Evaluation) wurde in einer umfassenden Projektorganisation gearbeitet, welche alle Direktionen sowie die Gerichte und die Landeskanzlei repräsentierte. Der Projektausschuss tagte mit 2 Regierungsräten, 4 Generalsekretären und weiteren Entscheidungsträgern. Im Projektteam arbeiteten Fachspezialisten aller Direktionen unter einer internen und externen Co-Projektleitung (IPK und CSP AG). Die breite und regelmässige Kommunikation wurde unterstützt von einem Begleitgremium. Die nachstehende Graphik illustriert dies anhand der Projektorganisation ERP-Evaluation.


GRAFIK: Projektorganisation ERP-Evaluation




3.2. Resultate des Projekts ERP-Strategie


Der Projektauftrag lautete, die heutige ERP-Situation zu analysieren und die bestmögliche, produktneutrale Strategievariante zu wählen. Der Auftrag wurde in den Monaten Mai bis Oktober 2005 erfolgreich mit einem Strategiebericht abgeschlossen.


Die Analyse wurde mittels Interviews von 25 Personen und der Sichtung zahlreicher Unterlagen geführt. Sie zeigt, dass der Kanton Basel-Landschaft seine komplexen, sich verändernden Aufgaben mit verschiedensten Kommunikationspartnern erfüllt (intern: Direktionen und Dienststellen; extern: Bürger, Wirtschaft, Verbände, Bund, andere Kantone, Gemeinden, usw.). Die Informatik ist zu einem betriebskritischen Hilfsmittel geworden. Zahlreiche Applikationen sind über ein komplexes Schnittstellengeflecht (manuell und elektronisch) miteinander verbunden.


GRAFIK: Überblick zu den wichtigsten Informatiklösungen


Positiv ist, dass die bisherigen ERP-Lösungen ohne betriebsgefährdende Probleme arbeiten. Vielschichtige Probleme bestätigen aber die Erkenntnisse der PUK „Informatik":

Bezüglich den Hauptapplikationen sind folgende Probleme in der basellandschaftlichen Installation ersichtlich:

Die Probleme verursachen verschiedene negative Folgen :

Diese unbefriedigende Gesamtsituation erstaunt, weil aus finanzieller Sicht nicht von preiswerten Systemen gesprochen werden darf. Seit 1995 fielen hohe einmalige Kosten und wiederkehrende Unterhaltskosten für die langjährigen Systemeinführungen von CS/2, HR Access und der Leistungserfassung an. Die in den letzten Jahren bezahlten externen Jahresbetriebskosten (durchschnittlich 0,96 Mio. CHF) liegen rund 1/3 höher als dies sonst bei ERP-Umgebungen dieser Grössenordnung üblich ist.


Der Blick in die Zukunft zeigt mittelfristig erheblichen Ausbaubedarf (Anlagenbuchhaltung, Materialverwaltung, elektronisches Personaldossier, Workflow, Management-Informationssystem bis hin zu e-Government, Schulverwaltungslösung). Dies ist mit den heutigen Systemen nicht vernünftig machbar. Eine echte Verbesserung ist nur mit gemeinsamem, direktionsübergreifendem Organisationsdenken in integrierten Applikationen erreichbar.


Die schweizweite Umfrage bei Kantonen und grösseren Gemeinden hat gezeigt, dass ein Trend in Richtung vollständig integrierter ERP-Plattform-Produkten besteht. Dabei hat die integrierte Plattform SAP in den letzten Jahren die klare Marktführerschaft angetreten. Sie ist heute in über 11 Kantonen für Personal- und Finanzwesen im Einsatz.


GRAFIK: Übersicht der schweizweit im Einsatz stehenden ERP-Plattformen


Anhand eines Kriterienkataloges wurden fünf strategische Varianten beurteilt. Die Variante „Integrale Plattform" (konzernweit ein integriertes Produkt für alle ERP-Funktionsbereiche unter Annahmen eines kantonsinternen Betriebs) wurde als die sinnvollste, weil leistungsfähigste und wirtschaftlichste Variante ausgewählt. Die Wahl erfolgte unter Berücksichtigung wichtiger Aspekte wie Umsetzbarkeit klarer Organisationsvorgaben, Berücksichtigung des politischen Prozesses, Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit und langfristige Wirtschaftlichkeit.




3.3. Resultate des Projekts ERP-Organisationsvorgaben


Das Projekt ERP-Strategie hat gezeigt, dass neben technischen auch organisatorische Mängel behoben werden müssen. Sie sind möglichst vor oder mit der Einführung der integralen ERP-Plattform zu lösen. Deshalb wurde im Auftrag der Regierung vom November 2005 bis Mai 2006 das Projekt „ERP-Organisationsvorgaben" (ERP-OV) durchgeführt. Der Auftrag lautete, für die Bereiche Finanz- und Personalwesen die Ist-Prozesse aufzunehmen und die Optimierungen aus Konzernsicht grob zu definieren . Die Resultate sollten auch der späteren Evaluation für eine integrale Plattform dienen.


Auf oberster Stufe wurde eine Prozesslandkarte mit 20 Hauptprozessen erstellt. Darin wurden 74 Ist-Subprozesse dokumentiert (Organisationsstruktur, Besonderheiten pro Direktion, beteiligte Systeme) und Probleme erhoben. Die Analyse zeigte namhaftes Verbesserungspotential in verschiedenen Bereichen, welches während der Einführung einer integralen Lösung weitgehend ausgeschöpft werden kann. Die zu erwartenden Optimierungen der Arbeitsabläufe weisen in Richtung einer stärkeren Gewichtung der Konzernsicht .


GRAFIK: Ist-Prozesslandkarte ERP


Zwecks Ideensammlung und Erfahrungsaustausch für mögliche organisatorische Verbesserungen besuchte das Projektteam die zwei Kantonsverwaltungen Aargau und St. Gallen . Viele der heutigen organisatorischen und funktionalen Probleme des Kantons Basel-Landschaft waren hier elegant gelöst worden. Die befragten Referenten bekräftigten die Vorteile ihrer integralen Lösungen. Sie waren auch nach mehrjährigem Betrieb der Überzeugung, dass eine professionell eingeführte integrale Plattform eine hohe Benutzerakzeptanz findet und wirtschaftlich betrieben werden kann.


Im Hinblick auf notwendige und sinnvolle Optimierungen wurden 14 Handlungsfelder definiert, welche insgesamt 99 Initialaktivitäten enthalten. Die Regierung hat den vom Projektausschuss im Namen aller Direktionen empfohlenen Anträgen zugestimmt. Insbesondere hat sie die Verfolgung der Initialaktivitäten den linienverantwortlichen Stellen übertragen . Zudem hat sie die ERP-Evaluation freigegeben.


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