Vorlage an den Landrat

4. Das Projekt


4.1. Der Projektrahmen


Die Ablösung der heutigen Host-Programme (Fahrzeuge, Führer und Mofa), die Datenübernahme und die (schrittweise) Einführung der neuen MFK-Lösung erfolgen im Rahmen dieses Projektes.


Mit der Einführung dieser Lösung sollen zudem die betrieblichen Abläufe und Prozesse bei der MFK BL überprüft und bei Bedarf optimiert werden.




4.2. Zielsetzungen


Aufgrund des Projektrahmens sind für die neue MFK-Lösung folgende Ziele massgebend:




4.3. Vorgehen und Meilensteine


Auf der Basis der Vorstudie vom Dezember 2003 und weiterer Analysen wurde ein Pflichtenheft erstellt, mit welchem eine Ausschreibung als offenes Verfahren nach GATT/WTO durchgeführt wurde. Die Publikation erfolgte am 27. Januar 2005 im Amtsblatt des Kantons Basel-Landschaft sowie im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB).


Nach Unterzeichnung der Verträge mit dem Lieferanten soll im Dezember 2005 der Projektstart erfolgen. Anschliessend sind die Vorbereitungsarbeiten und eine allenfalls gestaffelte Inbetriebnahme vorgesehen. Ziel ist, die neue MFK-Lösung im 3. Quartal 2006 in Betrieb nehmen und per 31.12.2007 abschliessen zu können. Ein detaillierter Projektplan wird zu Beginn des Projekts in Zusammenarbeit mit allen Beteiligten erstellt.




4.4. Termine


Aus heutiger Sicht ist folgende Terminierung vorgesehen:

Im Pflichtenheft wurde eine schrittweise Einführung gefordert. Dies würde bedeuten, dass während einer bestimmten Dauer das alte und neue System parallel betrieben werden müssen. Dies hätte aber auch Nachteile bezüglich Datenkonsistenz, Doppelerfassung von gewissen Daten, Mehrbelastung des Personals, etc. Daher soll das Verfahren für die produktive Einführung im Laufe des Projekts festgelegt werden.


Eine schrittweise Einführung wie auch eine Umstellung auf einen bestimmten Zeitpunkt sind sowohl aus Produkt- wie auch aus Anbietersicht denkbar.




4.5. Projektorganisation


Aufgrund der Komplexität und Bedeutung dieses Projekts kommt der Projektorganisation eine grosse Bedeutung zu. Erfahrungen aus früheren vergleichbaren Projekten haben gezeigt, dass eine professionelle Projektleitung für den Projekterfolg unerlässlich ist. Eine weitere Voraussetzung für den Projekterfolg ist, dass die notwendigen internen Kapazitäten zur Verfügung gestellt werden können.


Vor dem Projektstart wird ein Projekthandbuch erstellt. Dieses enthält den Projektrahmen, die Projektorganisation, die Pflichtenhefte der Beteiligten, die zu verwendenden Dokumente, die Besprechungsplanung und das Reporting.


Die folgenden Angaben zur Projektorganisation werden im Rahmen der Erstellung des Projekthandbuches noch weiter detailliert. Aus heutiger Sicht sind bereits folgende Rahmenbedingungen gegeben:




4.6. Kommunikationskonzept


Das Kommunikationskonzept (wer informiert wen in welchen Abständen) wird im Projekthandbuch festgehalten.




4.7. Ausbildungskonzept


Die Schulung der Mitarbeitenden ist im Angebot enthalten. Der detaillierte Schulungsplan wird zu Beginn des Projekts erstellt.




4.8. Projektcontrolling


Die Aufgaben des Projektcontrollings werden durch eine Kontrollinstanz wahrgenommen, welche aus Vertretern des Lieferanten und des Kunden besteht. Diese werden im Projekthandbuch festgehalten.




4.9. Risiken und Umgang mit Risiken


Mindestens beim Abschluss jeder Projektphase wird eine systematische Risikokontrolle vorgenommen. Die Vorgaben für das Risikomanagement (Dokumentation, Vorgehen, etc.) werden im Projekthandbuch festgehalten.


In einem derartig komplexen Projekt kann es immer wieder zu unvorhergesehenen Schwierigkeiten kommen, da die Anforderungen nicht bis ins letzte Detail formuliert werden können. Zudem besteht die Gefahr, dass sich Anforderungen im Verlaufe des Projekts ändern oder Neue dazu kommen. Daraus können folgende Projektrisiken abgeleitet werden:
- Zeitliche Verzögerungen
- Kostenüberschreitung
- Fehlende oder mangelhafte Funktionalitäten


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