Vorlage an den Landrat
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Vorlage an den Landrat |
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| Titel: | Erneuerung der Telefonie in der Kantonalen Verwaltung | |
| vom: | 16. Januar 2007 | |
| Nr.: | 2007-003 | |
| Bemerkungen: | Inhaltsübersicht dieser Vorlage || Verlauf dieses Geschäfts |
5. Wirtschaftlichkeit und Nutzen
5.1 Ausgangslage
Um die Umsetzung des Projektes (IP-Telefonie) auch aus einer Kosten-Nutzen-Betrachtung analysieren zu können, werden darum zwei technische Szenarien verglichen:
| - | Status Quo
Diese Variante lässt die Situation grundsätzlich bestehen, Veränderungen werden nur durchgeführt wo zwingend notwendig, eine Zentralisierung und Konsolidierung wird nicht angestrebt. Es wird die klassische Telefonie weiterverwendet (analog Variante 1 in Kapitel 3). |
| - | Migration nach IP-Telefonie (Vorschlag gemäss dieser Vorlage) Mit Einhaltung des Lebenszyklus der Telefonie (Erneuerung in rund acht Jahren) wird eine möglichst starke Konsolidierung und Vereinheitlichung angestrebt und die Zentralisierung ausgenützt. Dabei wird die moderne Technik der IP-Telefonie eingesetzt (analog Variante 2 in Kapitel 3). |
5.2 Nutzen
Der mit der kontinuierlichen Ausbreitung der IP-Telefonie erwartete Nutzen kann wie folgt beschrieben werden; dieser Nutzen ist mit der konventionellen Telefonie gar nicht oder nur schwer zu erreichen:
5.2.1 Benutzer
Für die Benutzer der Telefonie - in der Regel die Mitarbeitenden der Kantonalen Verwaltung - ergeben sich folgende Vorteile:
| - | Mit der Vereinheitlichung wächst das interne Telefonie-Netzwerk. Damit können die Benutzer die internen Funktionalitäten auch über unterschiedliche Standorte hinweg
und über eine grössere Anzahl Teilnehmende als heute nutzen (z. B. Rückruf, wenn die Leitung der angerufenen Person besetzt ist; internes Telefonieren, ...).
--> Es resultiert ein Zusatznutzen. |
| - | Neue Funktionen
stehen zur Verfügung: Die Integration von Computer und Telefon ist einfacher vorzunehmen, Wahl ab PC (Outlook, Twixtel) kann allen IP-Telefonie-Benutzenden zur Verfügung gestellt werden.
--> Es resultiert ein Zusatznutzen. |
| - | Durch die bessere Integration in Betriebsprozesse und Applikationen
kann die Produktivität erhöht werden (z. B. Abwesenheiten bei internen Gesprächen).
--> Einsparungen können realisiert werden (siehe Kapitel 5.3). |
| - | Ein free seating
[
Free seating: Der Benutzer und seine Rufnummer sind nicht mehr auf ein definiertes Gerät bezogen, sondern der Benutzer kann sich an einem beliebigen Gerät anmelden und hat somit alle seine eigenen Telefonie-Merkmale zur Verfügung.
] kann erreicht werden. Die
räumliche Abhängigkeit
der Telefonie wird teilweise aufgehoben
--> Es resultiert ein Zusatznutzen. |
| - | An jedem Punkt
im Kantonalen Datennetzwerk kann ein IP-Telefon angeschlossen werden, somit auch an einem Heimarbeitsplatz, falls ein VPN-Anschluss besteht. Damit wird die Standort-Flexibilität massiv erhöht.
--> Es resultiert ein Zusatznutzen, Einsparungen können realisiert werden (siehe Kapitel 5.3). |
5.2.2 Kunde
Für die Kunden der Kantonalen Verwaltung - in der Regel die Kantonseinwohnerinnen und -einwohner - ergeben sich die nachfolgend aufgeführten Vorteile. Diese sind den Vorteilen auf Benutzerseite oftmals ähnlich:
| - | Mit der Vereinheitlichung wächst das interne Telefonie-Netzwerk. Damit können von Kunden gesuchte Stellen in der Verwaltung direkter und damit schneller erreicht werden. Die direkte Erreichbarkeit
wird also erhöht.
--> Es resultiert ein Zusatznutzen, Einsparungen können realisiert werden (siehe Kapitel 5.3). Es resultiert ein Zusatznutzen. |
| - | Der Einsatz von CallCenter-Funktionalitäten verringert Wartezeiten
.
--> Es resultiert ein Zusatznutzen, Einsparungen können realisiert werden (siehe Kapitel 5.3). Es resultiert ein Zusatznutzen. |
| - | Durch die bessere Integration der Telefonie in Betriebsprozesse kann der Kunde schneller und qualitativ besser informiert werden. Die Qualität und Aktualität von Informationen
an den Kunden werden erhöht.
--> Es resultiert ein Zusatznutzen, Einsparungen können realisiert werden (siehe Kapitel 5.3). Es resultiert ein Zusatznutzen. |
5.2.3 Betreiber
Für die Zentralen Informatikdienste - als Betreiber der IP-Telefonie - zeigen sich folgende Nutzenelemente:
| - | Zentrale - und somit effizientere - Verwaltung der Teilnehmer
(Benutzer).
--> Es resultiert ein Zusatznutzen, Einsparungen können realisiert werden (siehe Kapitel 5.3). Es resultiert ein Zusatznutzen. Einsparungen können realisiert werden (siehe Kapitel 5.3). |
| - | Mutationen
(z. B. Umzüge) können einfacher ausgeführt werden, da ein zentrales System aufgebaut wird. Umzüge sind weniger aufwändig, da kein zusätzlicher Aufwand für die Telefonie - neben dem Umzug des Computers - getätigt werden muss.
--> Es resultiert ein Zusatznutzen, Einsparungen können realisiert werden (siehe Kapitel 5.3). Es resultiert ein Zusatznutzen. Einsparungen können realisiert werden (siehe Kapitel 5.3). |
5.2.4 Fazit
Mit dem kantonsweiten Einsatz der IP-Telefonie können sowohl für den Betreiber als auch für den Benutzer markante Verbesserungen in Betrieb und Nutzung erzielt werden. Zudem wird mit der Einführung einer modernen Technologie die Zukunftsfähigkeit der Telefonie des Kantons Basel-Landschaft sichergestellt. Dabei ergänzen sich das bestehende, moderne Kantonale Datennetz und die neue IP-Telefonie-Lösung ideal.
5.3 Kosten
Gegenüber den einmaligen Kosten (4.1 Mio. Fr.) in Kapitel Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden. werden in diesem Kapitel nur die sich in den beiden Szenarien unterscheidenden und dabei relevanten Kostenanteile betrachtet. Die Szenarien zeigen somit nicht die effektiven, insgesamt anfallenden Kosten.
5.3.1 Kostenentwicklung
Die folgende Abbildung zeigt die Differenz der verschiedenen Aufwendungen und Einsparungen bei Szenario Migration nach IP-Telefonie gegenüber dem Szenario Status Quo auf.
Die bis 2014 zunehmenden Einsparungen können ab 2010 die jährlichen Zusatzaufwendungen kompensieren. Der break even point [ Break even point: Zeitpunkt, ab welchem sich die kumulierten Aufwendungen und Einsparungen ins Positive wenden. ] bezüglich der Summe der kumulierten jährlichen Aufwendungen und Einsparungen wird voraussichtlich im Jahr 2013 erreicht. Bis 2014 wird sich die Situation gemäss Abbildung verändern, in den Folgejahren sollte sie sich auf dem Niveau von 2014 stabilisieren.
Abbildung: Kostenentwicklung mit Einsatz der IP-Telefonie
Die voraussichtlichen gegenüber dem Status Quo höheren Aufwendungen von Fr. 200'000.- bis 300'000.- pro Jahr können wie folgt zusammengefasst werden:
| - | 50 Stellenprozente (zeitlich beschränkt bis 2014) in den Zentralen Informatikdiensten für die Migration zur IP-Telefonie. |
| - | 30 Stellenprozente in den Zentralen Informatikdiensten zur Sicherstellung eines reibungslosen Betriebs der Telefonie. Diese Kosten werden jedoch mittelfristig überkompensiert durch Einsparungen im Bereich Wartungskosten (siehe nachfolgende Einsparungen). |
| - | Die Komponenten der IP-Telefonie sind heute in der Beschaffung noch teurer als klassische Komponenten. |
| - | Zusatzfunktionalitäten verursachen einmalige Kosten. |
Die jährlichen Einsparungen gegenüber dem Status Quo werden kontinuierlich ansteigen (bis auf ein maximales Niveau ab 2014). Dies rührt daher, dass die wachsende Ausbreitung der IP-Telefonie direkten Einfluss auf die Einsparungen hat. Diese können wie folgt zusammengefasst werden:
| - | Das grösste Einsparpotenzial (ca. Fr. 500'000.-) haben die extern anfallenden jährlichen Wartungskosten . Diese können durch die Vereinheitlichung und Zentralisierung massiv reduziert werden. |
| - | Da mit der Zentralisierung das interne Telefonienetzwerk vergrössert wird, werden weniger externe Gespräche geführt. Die entsprechenden jährlichen Gesprächsgebühren nehmen ab (ca. Fr. 40'000.-). |
| - | Amtsanschlüsse und Mietleitungen (insbesondere für Aussenstandorte) werden - wo technisch und wirtschaftlich sinnvoll - kontinuierlich aufgehoben. Dabei reduzieren sich die entsprechenden Abonnementskosten (jährlich ca. Fr. 140'000.-). |
| - | Durch die schrittweise Vereinheitlichung der Telefonie können die Betriebskosten reduziert werden (jährlich ca. 37'500.-). |
Explizit nicht in die Kostenbetrachtung eingeflossen sind:
| - | Der kaum quantitativ zu beziffernde Nutzen aus Produktivitätssteigerungen und Komfortgewinn aus der IP-Telefonie (z.B. Rufnummernanzeige) |
| - | Die reduzierten Verkabelungskosten bei Neubezug von Gebäuden (kommt nur in der IP-Telefonie zum Tragen) |
| - | Das Einsparpotenzial in der (Personal-)Administration von Benutzerinnen und Benutzern bei zentralisierten Verzeichnissen. |
| - | Das Sparpotenzial bei Nutzung von Heimarbeitsplätzen ( home office
).
(kommt nur in der IP-Telefonie zum Tragen) |
Fortsetzung >>>
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