Vorlage an den Landrat

3. Begründung / Bedarf

Das Staatsarchiv ist das Gedächtnis des Kantons. Die Archivierung der relevanten Unterlagen der Kantonsbehörden ermöglicht den Nachvollzug des staatlichen Handelns und bildet die Grundlage für die Rechtssicherheit und Rechtsgleichheit in einem modernen demokratischen Rechtsstaat. Archivierte Unterlagen sind auch das Rohmaterial für historische Forschungen. Sie haben eine wichtige identitätsstiftende Funktion für den Kanton Basel-Landschaft und sind wertvolles und unersetzliches Kulturgut. Die Archivierung ermöglicht einerseits die Auseinandersetzung mit der Vergangenheit, ist aber im Wesentlichen eine zukunftsgerichtete Aufgabe: nur bei einer sachgerechten Archivierung können auch künftige Generationen ihre Fragen an die Vergangenheit stellen.


Bei der archivischen Tätigkeit für die Zukunft spielt die Informationstechnologie eine zentrale Rolle. Die Digitalisierung von Archivalien und deren on-line Vermittlung wird bereits heute getestet und soll zunnehmend ausgebaut werden, dies erfolgt allerdings strikt bedarfs- und kostenorientiert. Raumersparnis ist daraus keine zu erwarten. Unterlagen, die schon in elektronischer Form vorliegen, werden hingegen nach Möglichkeit bereits heute elektronisch archiviert.


Alle kantonalen Behörden müssen ihre Unterlagen dem Staatsarchiv zur Archivierung anbieten. Dieses entscheidet über deren Archivwürdigkeit. Die vom Staatsarchiv übernommenen Unterlagen werden während ihrer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist und, wenn sie historisch relevant sind, auf Dauer sicher und sachgemäss aufbewahrt und im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften der Öffentlichkeit aber auch den abliefernden Behörden wieder zugänglich gemacht.


Die Unterlagen des Staatsarchivs sind wertvolle Unikate und werden in der Regel nicht ausgeliehen. Sie müssen unter Aufsicht im Lesesaal konsultiert werden. Archivunterlagen sind sehr vielfältig und die BenutzerInnen brauchen oft beratende Unterstützung, um die gesuchten Informationen zu finden. Die BenutzerInnen des Staatsarchivs haben äusserst unterschiedliche Bedürfnisse. Diese reichen von der schnellen Einsicht in die Baupläne eines Baugesuchs durch Architekten oder Bauherren bis zum jahrelangen minutiösen Aktenstudium für eine Forschungsarbeit. Sehr viele Anfragen kommen aus der Verwaltung und den politischen Behörden oder den Medien. Daneben finden sich aber auch zahlreiche interessierte Laien, Heimatforscherinnen und -forscher, Genealoginnen und Genealogen oder immer mehr auch Schülerinnen und Schüler.


Die Restaurierung von Archivalien ist in der Regel sehr kostenintensiv. Daher trägt eine konsequente Schadensvermeidung durch sachgerechte Lagerung und Klimatisierung sowie schonende Benutzung wesentlich zur Reduktion der Kosten für die Langzeitarchivierung bei.


Heute sind die Unterlagen grösstenteils als Originale zugänglich. Zwar gibt es längst entsprechende Mikrofilme aber wegen Raumnot kann keine benutzerfreundliche Mikrofilmkonsultation angeboten werden. Ebenso können interessante Ton-, Film- und Bildbestände, die eine spezielle Lese-Infrastruktur benötigen, nicht oder nur sehr umständlich konsultiert werden.


Archivbestände wachsen stetig und benötigen entsprechend Magazinraum. Der massive Ausbau der staatlichen Tätigkeiten seit 1960 führte zu einer starken Zunahme der Staatsangestellten und zur Gründung neuer Dienststellen. Neue Technologien im Bürobereich (z.B. Kopierer, EDV), komplexere Verwaltungsverfahren (z.B. UVP) und ganz allgemein der Ausbau rechtsstaatlicher Verfahren sind weitere Faktoren, welche die Aktenproduktion erheblich steigerten. Da die Langzeitarchivierung im Staatsarchiv mit zeitlicher Verschiebung stattfindet, werden die Unterlagen aus den letzten 10 - 30 Jahren erst jetzt übernommen. Gegenwärtig produzieren die Dienststellen des Kantons noch immer vorwiegend Papierunterlagen, so dass mindestens für die nächsten 10 Jahre noch ein wachsendes Raumbedürfnis erwartet werden muss. Erst dann kann mit einer spürbaren Abflachung des Raumbedarfs gerechnet werden. Das Staatsarchiv wirkt aber auch einem unkontrollierten Aktenzuwachs entgegen: rückwirkend werden bereits übernommene Akten bewertet und durch gezielte Aktenvernichtungen (Kassationen) auf ein vertretbares Minimum verdichtet, prospektiv wird durch die Beratung der Dienststellen bei der Aktenbildung bereits im vorarchivischen Bereich darauf hin gewirkt, dass Aktenbestände aktiv bewirtschaftet und von unnötigem Ballast befreit werden.


Heute ist das Staatsarchiv an seine räumlichen und organisatorischen Grenzen gestossen. Es herrscht ein Defizit an Archiv-, Publikums- und Arbeitsräumen. Interne Betriebsabläufe, die die Aufbereitung und Bewirtschaftung der Archivalien betreffen, sind umständlich und beeinträchtigen die Sicherheit der Archivalien und die Dienstleistung gegenüber dem Publikum.




3.1. Heutige Situation


Die aktuelle Raumsituation erlaubt es dem Staatsarchiv nicht mehr, seine rechtlich verankerte Aufgabe und seine Funktion als modernes Informationszentrum für das Publikum und die Behörden effizient zu erfüllen.


Das Staatsarchiv ist in drei Zonen gegliedert, die klar voneinander getrennt sein sollten:


Der Magazinbereich ist eine Sicherheitszone. Diesen Bereich dürfen ausschliesslich befugte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter betreten. Der Arbeitsbereich ist eine interne Zone die aber für Besucherinnen und Besucher kontrolliert zugänglich gemacht werden kann. Durch diverse Umlagerungen und Umbauten in den vergangenen 15 Jahren wurde dieses Zonen-Konzept durchbrochen. Dies beeinträchtigt in erheblichem Masse die geforderte Sicherheit der Archivalien. Die Raumprobleme stellen sich in allen drei Zonen.


Öffentlicher Bereich: Beengte Raumverhältnisse im Lesesaal / eingeschränkte Vermittlung des Archivguts.


Die nie besonders grosszügigen Raumverhältnisse des Lesesaals wurden durch Mikrofilmlesegeräte, einen PC-Arbeitsplatz sowie durch die ständig wachsende Präsenzbibliothek laufend eingeschränkt. Die Beratungen werden wegen der sehr engen Räumlichkeiten in der Kanzlei im Lesesaal durchgeführt, so dass ein ruhiges Aktenstudium nicht gewährleistet ist. Auch die Konsultation der Mikrofilme am Bildschirm ist äusserst unbequem. Weitere Bildschirmarbeitsplätze würden u.a. mehr Selbstbedienung und eine personelle Entlastung bedeuten, sie können aber aus räumlichen Gründen nicht mehr eingerichtet werden.


Der Grossteil der Unterlagen des Staatsarchivs sind wertvolle Unikate und müssen unter Aufsicht im Lesesaal konsultiert werden. Die vermutlich wertvollsten und gleichzeitig auch meist benutzten Unterlagen des Staatsarchivs, die Kirchenbücher, werden noch immer ohne jegliche Schutzmassnahmen allen Benutzerinnen und Benutzern im Original vorgelegt. Ein Zustand, der sich heute kaum mehr in irgend einem anderen Archiv findet, da die Konsultation durch Laien zu oft irreparablen Schäden an diesen einmaligen Kulturgütern führt. Die laufend anfallenden Restaurationskosten an diesen Büchern sind auch tatsächlich sehr hoch und wären zu einem grossen Teil vermeidbar. Im Moment kann jedoch aus räumlichen Gründen keine benutzerfreundliche Mikrofilmkonsultation angeboten werden, obwohl die Mikrofilme längst vorhanden sind.


Das Staatsarchiv hat interessante Ton-, Film- und Bildbestände, die eine spezielle Leseinfrastruktur benötigen. Zur Zeit können diese Dokumente, die in starkem Zuwachs begriffen sind, nicht oder nur sehr umständlich konsultiert werden. Es fehlen ausreichend Bildschirmarbeitsplätze, um das stark zunehmende digitale Archiv zugänglich zu machen.


Unter den geschilderten Umständen konnte und kann das Staatsarchiv keine eigentlichen Publikumsaktivitäten entwickeln, da ein grösserer Benutzerzustrom von der Infrastruktur her gar nicht zu bewältigen wäre. Auf Gruppenanlässe in den Räumlichkeiten des Staatsarchivs, wofür die Archivbestände reichlich Stoff liefern könnten, muss weitgehend verzichtet werden.


Durch verschiedene Projekte der letzten Jahre, wie z.Bsp. die Flurnamenforschung und die Forschungsstelle Baselbieter Geschichte, intensivierte sich die Benutzung des Staatsarchivs erheblich. Deshalb wurde auf Kosten von Magazinraum eine Art zweiter Lesesaal für die Forscherinnen und Forscher der Forschungsstelle eingerichtet. Heute ist dieser Raum, als Notlösung, vom Personal des Staatsarchivs vollständig belegt. Auch nachdem die beiden genannten Forschungsprojekte abgeschlossen sind, zeigt sich, dass die Dienstleistungen des Staatsarchivs deutlich häufiger genutzt werden.


Arbeitsbereich: akute Platznot


Eine Faustregel geht von einem Bedarf von 1 Arbeitsplatz pro 1'000 Laufmeter (lm) Archivbestand aus. Diese Personalentwicklung wurde in den vergangenen Jahrzehnten auch tatsächlich vollzogen. Bei rund 8'000 lm Archivbestand verfügt das Staatsarchiv derzeit über rund 8 unbefristete Vollzeitstellen. Diese werden von 11 Personen besetzt. Dazu kommen jeweils 2 befristete Teilzeit-Stellen und zumeist 2-3 fremd finanzierte Stellen.


In den letzten Jahren wurden an allen möglichen und unmöglichen Orten im Gebäude Büroarbeitsplätze von teilweise mangelhafter Qualität eingerichtet, zudem meistens auf Kosten von Magazinraum. Diese Situation führte unweigerlich zu unübersichtlichen und ineffizienten Arbeitsabläufen.


Magazinbereich: Raumnot in den Magazinen


Heute bewahrt das Staatsarchiv über 8'000 lm Unterlagen auf. Der weitaus grösste Teil davon sind "konventionelle" Papierakten. Neue Medien (Bild-, Ton-, Film-, verschiedenste elektronisch gespeicherte Daten) nehmen heute einen immer grösseren Platz ein.


Die Magazinraumreserven des Staatsarchivs sind erschöpft: In der LR-Vorlage 89/175 betr. die Unterkellerung des Magazingebäudes ging man von einem jährlichen Zuwachs von ca. 150 lm aus. Damals wurde schon darauf hingewiesen, dass nach 10 bis 15 Jahren weitere Magazinkapazitäten zur Verfügung gestellt werden müssen. Tatsächlich betrug der Netto-Zuwachs zwischen 1991 und 1995 1'485 lm (297 lm statt der 1989 angenommenen 150 lm pro Jahr!). Dabei fiel neben dem unterschätzten Zuwachs auch eine Ablieferung aus dem Laufental (110 lm) stark ins Gewicht. Deshalb waren die gewonnenen Raumreserven innert kürzester Zeit aufgebraucht.


Schliesslich war die Einrichtung von archivtechnisch sehr behelfsmässigen Aussenmagazinen nicht mehr zu umgehen. Dort werden zur Zeit rund 1'000 lm Akten unter ungenügenden Bedingungen zwischengelagert.


Dank gezielten Anstrengungen zur Vernichtung nicht mehr benötigter Akten und Druckschriften konnte der Zuwachs zeitweise leicht abgeschwächt werden. Dieses Resultat wurde durch die Ausscheidung bereits archivierter Akten im Staatsarchiv und durch Beratung der Dienststellen erreicht. Bereits in den Dienststellen selbst sollen nicht archivwürdige Akten gezielt vernichtet und der Zuwachs mittels effizienter Schriftgutverwaltung reduziert werden.


Zur Zeit übernimmt das Staatsarchiv nur Ablieferungen, welche die Dienststellen selbst aus Platzgründen nicht mehr länger aufbewahren können. Neue Akzessionen werden zur Zeit auf Paletten im externen Hochregallager zwischengelagert. Die Bewirtschaftung dieser Provisorien ist sehr aufwändig und umständlich. Eine archivische Aufarbeitung ist kaum möglich und die immer wieder notwendigen Rückgriffe auf diese Unterlagen durch die Dienststellen selbst gestalten sich als äusserst mühevoll. Zudem sind diese Unterlagen gerade wegen ihres noch relativ aktuellen Inhaltes besonders schutzwürdig. Die minimalen Bedingungen für einen Archivbetrieb sind bei der Aussenstelle nicht erfüllt.


In vielen Dienststellen befinden sich noch sehr grosse Mengen älterer Akten, die eigentlich ins Staatsarchiv gehören, jedoch wegen der Raumnot nicht übernommen werden können. Diese nicht mehr häufig benutzten Unterlagen beanspruchen in den Dienststellen sehr viel Raum, der besser genutzt werden könnte. Der Platzbedarf in den Dienststellen hat in letzter Zeit den Ablieferungsdruck erheblichen erhöht; dies zeigt sich auch in den Ablieferungszahlen der letzten beiden Jahre, die trotz aller Zurückhaltung wieder angestiegen sind. Zuwachs: 2000: 315 lm; 2001: 154 lm; 2002: 320 lm. Für 2003 stehen ebenfalls wieder einige grössere Uebernahmen an, die nicht aufgeschoben werden können.




3.2. Künftige Situation und Ziele


Magazinraum


In den nächsten Jahren werden sich die Archivbestände folgendermassen entwickeln:


Arbeitsbereich


Parallel zum Archivbestand wird sich auch der Personalbestand erhöhen. Er wird sich in den nächsten 10 Jahren voraussichtich von 8 auf etwa 13 Vollzeitstellen erhöhen. Der Mehrbedarf wird schrittweise und aufgrund konkreter Bedürfnisnachweise vollzogen. Die neuen und effizienten Betriebsabläufe werden dazu beitragen, dass das Personalwachstum im Vergleich zu den Mehrleistungen unterproportional ausfallen wird.


Diese Zunahme teilt sich wie folgt auf die Arbeitsbereiche auf:


Die Personalzunahme in der Kanzlei und bei den Archivarinnen und Archivaren hängt mit der quantitativen Zunahme der Archivbestände, der Intensivierung der Bewertungsarbeiten, der Benutzung und der Diversifizierung der audiovisuellen und elektronischen Medien zusammen. Besonders der allmähliche Übergang von der rein papierbasierten zur gemischten und zunehmend elektronischen Archivierung wird vermehrt Fachpersonal mit spezifischen Informatikkenntnissen erfordern.


Für die geplanten Stellen, zu einem grossen Anteil Teilzeitpensen, sind total 20 Büroarbeitsplätze zur Verfügung zu stellen.


Hinzu kommen 10 weitere aufgabenspezifische Arbeitsplätze, verteilt auf Vorsortierraum, Akzessionsraum und Atelier, mit genügend Tischfläche, Regalen und Computeranschlüssen für die physische Aufbereitung und Erschliessung der Archivalien. Diese Arbeiten erfolgen zum Teil durch fremd finanziertes Personal in den Räumen des Staatsarchivs, aber auch durch das feste Archivpersonal, das weitgehend polyfunktional eingesetzt an verschiedenen Arbeitsplätzen arbeitet.


Publikumsbereich


Der vorhandene Publikumsbereich hat die Grenzen des Wachstums längst erreicht. Im Jahre 2000 wurden im Lesesaal 1210 Personen gezählt, Bauplan-Ausleihen 319. Die durchschnittliche Benutzungszeit des Lesesaals beträgt 5 Stunden pro Tag. Die Benützung ist jedoch nicht gleichmässig verteilt; oft ist der Saal übervoll.Erschwerend ist dabei die gegenüber früher vielfältigere Nutzung: Mikrofilme werden konsultiert, PC-Recherchen durchgeführt, Quellen am eigenen Laptop ausgewertet, Quellen und Schriften vom Personal erläutert oder in Gruppen konsultiert. Dies erfordert, auch im Hinblick auf immer mehr multimedial und digital verfügbare Quellen, eine Trennung des Lesesaals in einen ruhigen und lauten Teil mit Geräteinfrastruktur. Das projektierte Staatsarchiv wird die neuen Anforderungen an den Publikumsbereich erfüllen. Dank verbesserten Arbeitsbedingungen wird sich die jährliche Besucherzahl kontinuierlich auf 5000 Personen erhöhen, was den vorhandenen Bedürfnissen entspricht.


Folgende Anforderungen werden an den neuen Publikumsbereich gestellt:


Betriebliche Perspektiven


Neben dem Bereitstellen von ausreichenden Archivflächen für die nächsten 25 Jahre gehören die fachgerechte Aufbereitung, Lagerung und Bewirtschaftung sämtlicher Archivalien zu den Kernaufgaben des Staatsarchivs: Die Dokumente sollen sicher aufbewahrt und dem breiten Publikum zugänglich gemacht werden können.


Vermehrt soll die Informatik in allen Aufgabenbereichen zum Einsatz kommen:


Das Staatsarchiv soll durch gezielte Publikumsaktionen auf eine bessere Vermittlung des Archivguts hin wirken. Archive können wertvolle Dienste beim Geschichtsunterricht an den Schulen, beim Lehrangebot der Universitäten aber auch in der Weiterbildung und in der Freizeit leisten.




3.3. Planungsschritte


Mit Beschluss vom 28. Februar 2002 betreffend Vorprojektvorlage 2001/263 für den Umbau und die Erweiterung des Staatsarchivs in Liestal hat der Landrat den Regierungsrat beauftragt, eine Baukreditvorlage auszuarbeiten.


Unter der Leitung des Hochbauamtes wurde durch die Architekten, Bauingenieure, Fachplaner und Spezialisten im Zeitraum von Juni 2002 bis Januar 2003 das Bauprojekt erarbeitet.


Unter Einbezug der Fachplaner wurde das Projekt statisch und technisch weiterentwickelt und nach Aspekten der Nachhaltigkeit optimiert.


Für die Weiterbearbeitung zum Bauprojekt hatte grundsätzlich das Raumprogramm der Vorprojektvorlage Gültigkeit. Minimale Veränderungen einzelner Nutzungen konnten problemlos umgesetzt werden. Die schon im Vorprojekt gut funktionierenden Abläufe wurden in enger Zusammenarbeit mit dem Nutzer verfeinert.


Im Bereich der Sicherheit und des Brandschutzes wurden mit Spezialisten die notwendigen Massnahmen besprochen und ein Konzept umgesetzt, das dem Wert der eingelagerten Akten aber auch den daraus entstehenden Kosten Rechnung trägt.


Um für den Kostenvoranschlag der geforderten Kostengenauigkeit möglichst nahe zu kommen, wurden namentlich von den Architekten, Bauingenieuren und Fassadenplanern auf eigenes Risiko Ausführungspläne ausgearbeitet, welche die geforderten Leistungen für ein Bauprojekt weit übersteigen. Mit Vorausschreibungen wurden, auch von den Fachplanern, Marktpreise eingeholt.


Fortsetzung >>>
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