Vorlage an den Landrat
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Vorlage an den Landrat |
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| Titel: | Einführung einer neuen Software für die Personal- und Lohnadministration / Kreditüberschreitung | |
| vom: | 19. Juni 2001 | |
| Nr.: | 2001-166 | |
| Bemerkungen: | Inhaltsübersicht dieser Vorlage || Verlauf dieses Geschäfts |
Zwei vom Landrat gesprochenen Finanzierungen für dieses Projekt (Kredit 2.4 MCHF und Zusatzkredit 0.7 MCHF) reichen für die Fertigstellung der Aufgabe nicht aus. Es wird erwartet, dass die bisherige Gesamtkreditsumme von 3.1 MCHF um weitere 0.6 MCHF überschritten werden muss, so dass ein Gesamtkreditvolumen von 3.7 MCHF resultiert. Ein Teil der Mittel, die über den vorgesehenen Kreditrahmen in Anspruch genommen werden müssen, wird bereits verwendet, da ein Zuwarten mit den weiteren Arbeiten am Lohnsystem nicht möglich ist. Am 13. Juni 2001 erfolgte eine Orientierung der Finanzkommission aufgrund von § 26a Absatz 2 des Finanzhaushaltsgesetzes (1) , der lautet:
"Ist das Einholen eines Zusatzkredites vor dem Eingehen von Verpflichtungen nur mit bedeutenden nachteiligen Folgen möglich, hat der Regierungsrat den Landrat unverzüglich über die Mehrausgaben zu unterrichten."
Mit dieser Vorlage wird der gesamte Landrat unterrichtet.
Der Landrat hatte am 15. Oktober 1998 mit Vorlage 1998/150 einen Kredit von 2.4 MCHF für die Ablösung des nach 11 Jahren in Gebrauch stehenden und in die Jahre gekommenen Lohnauszahlungssystems SUPIS und die gleichzeitige Einrichtung einer modernen Personaladministration, beides zu lösen mit der IBM-Softwarefamilie HR Access (bei der Kantonsverwaltung unter dem Projektnamen "Espresso" geführt), bewilligt. Mit Vorlage 2000/001 vom 4. Januar 2000 musste ein Zusatzkredit von 0.7 MCHF beantragt werden, der auch genehmigt wurde.
Als Gründe für die damalige Notwendigkeit eines Zusatzkredits wurden genannt:
| - | Grösserer Anpassungsbedarf der Software als geplant an die komplexen Notwendigkeiten der Kantonsverwaltung; |
| - | grösserer Aufwand beim Verfassen der Detailspezifikationen für das Projekt mit gleichzeitiger Unterschätzung des zugehörigen Aufwandes; |
| - | höherer Aufwand für die Migration vom alten auf das neue System; |
| - | Notwendigkeit einer externen fachlichen und controllerischen Begleitung des Projekts mit entsprechendem Aufwand. |
Gegenwärtiger Stand des Projekts und Probleme
Seit dem Januar 2001 werden die Löhne des Staatspersonals wie ursprünglich geplant über das neue System ausbezahlt; die Vertragsverwaltung ging schon früher in den produktiven Betrieb.
Allerdings lässt sich nicht übersehen, dass das System zur Zeit (Mitte Juni 2001) noch Kinderkrankheiten aufweist und dessen Handhabung noch nicht Routine ist: Während zu Beginn des Jahres 2001 die Löhne noch mit mässigen Schwierigkeiten ausbezahlt werden konnten, mussten die Lohnläufe März und April 2001 mit erheblichem Aufwand nachkorrigiert werden. Der Lohnlauf für den Mai 2001 wies erstmals einigermassen brauchbare Qualität auf.
Zu den Kinderkrankheiten zählen unter anderen die folgenden Probleme, die noch gelöst werden müssen:
| - | Die sogenannte Rückrechnung (maschinelle Korrektur von früheren systembedingten oder von der Anwendung herrührender Fehler) funktioniert noch nicht zufriedenstellend. |
| - | Die wichtigsten Auswertungen (Schnittstelle zur Pensionskasse, Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung, Schnittstelle zu den Gemeinden für die Rückbelastung von Löhnen des Lehrpersonals) sind noch nicht fertiggestellt - noch müssen laufend Korrekturen an der Software angebracht werden. Sowohl den Gemeinden wie den Dienststellen der Kantonsverwaltung konnten deshalb noch keine Lohnzahlen für das Jahr 2001 zur Verfügung gestellt werden (die Pensionskasse erhält Vorschüsse). |
| - | Es lässt sich also sagen, dass neben Problemen bei der Lohnauszahlung vor allem die komplizierten Erfordernisse der Abrechnung mit Dritten kostentreibend gewirkt haben - die Anforderungen waren allseits unterschätzt worden. |
Weiter sind als Faktoren zu nennen:
| - | Die auf Anfang 2001 erfolgte gleichzeitige Inbetriebnahme der neuen Software für den Lohn, zusammen mit den Einbringen der üblichen Saisonfaktoren (DAZ- bzw. ES-Sprünge, allgemeine Lohnanpassung von 1.5 Prozent, Erhöhung des Koordinationsabzugs) und mit der Migration der Kantonsverwaltung auf das neue System, kompliziert durch die gleichzeitige Einführung der Besoldungsrevision, stellte Anforderungen und hatten einen Arbeitsanfall zur Folge, die fast nicht bewältigt werden konnten, weshalb zum Teil Zusatzressourcen Dritter zum Einsatz kamen mit nicht geplanten finanziellen Folgen. |
| - | Dazu kam, dass infolge der Eigenheiten der Besoldungsrevision die alte und neue Ordnung in 2001 parallel laufen mussten, weil die Verträge des Lehrpersonals erst per August 2001 überführt werden. |
| - | Die Zusammenarbeit mit dem Softwarelieferanten gestaltete sich zum Teil schwierig, weil am Standard der Software eine ganze Reihe von Änderung veranlasst und infolge des komplizierten Lohnsystems Zusatzprogrammierungen ausgeführt werden mussten, deren Kostenfolgen zeitweilig und teilweise umstritten waren. |
| - | Erheblichen Mehraufwand verursachte auch die Einrichtung des sogenannten Vieraugenprinzips, wonach wichtige lohnrelevante Daten nicht von der gleichen Person verändert und im System eingegeben werden können; der Einbau dieser neu eingeführten, aber aus dem Rechnungswesen bereits bekannten Sicherheitsvorkehrung verlangte Änderungen in den Abläufen und in der Programmierung mit zeitweilig erheblichen Anlaufschwierigkeiten. |
Alles in allem darf aber davon ausgegangen werden, dass die grössten Schwierigkeiten der Ersteinführung des Systems bewältigt sind.
Im Moment stehen noch eine ganze Reihe von Aufgaben zur Erledigung an, bevor das Projekt als abgeschlossen gelten und in den Zustand der laufenden Routine versetzt werden kann.
| - | Fertigstellung der Unterlagen zur Rückbelastung der von den Gemeinden zu tragenden Lohnkosten des Lehrpersonals. |
| - | Überführung des gesamten Lehrpersonals auf die neue Besoldungsordnung, was zwar das Projekt an sich nicht betrifft, sich aber darin abspielt und alle internen Fachkräfte, einschliesslich grösserer Unterstützung des Softwarelieferanten, in Anspruch nimmt. |
| - | Fertigstellen der Schnittstellen zur Pensionskasse und zur Finanzbuchhaltung |
| - | Ausbildung einer Gruppe von sog. Superusern, also Personen aller Direktionen (einschliesslich der Landeskanzlei und der Gerichte), die vertiefte Kenntnis als Anwendende erarbeiten, mit dem Ziel, die relevanten Ausbildungskenntnisse in den Direktionen zur Verfügung zu haben und gleichzeitig den optimalen Umfang von SystemKnow-how in der Kantonsverwaltung zu haben und zu pflegen, so dass heikle Abhängigkeiten von Einzelstellen (extern und/oder intern) vermieden werden können. |
| - | Fertigstellen von Auswertung auf Jahresbasis (z.B. Lohnausweise) |
| - | Abarbeiten aller laufenden Pendenzen (zur Zeit noch rund 20 gemäss Liste) |
Für diese Arbeiten werden noch einmal rund 0.6 MCHF benötigt, die wegen der Dringlichkeit der Arbeiten, die keinen Unterbruch erlauben, zum Teil bereits ausgegeben oder mit Verpflichtungen versehen sind.
Im bisherigen Aufwand sind abrechnungsmässig rund 0.04 MCHF enthalten, die eigentlich a conto Besoldungsrevision gehen. Die Aufwendungen im Projekt für die Besoldungsrevision waren wesentlich grösser - ca. 0.1 MCHF - und werden mit der Migration des Lehrpersonals noch weiter steigen (noch rund 0.05 MCHF) (2) .
Entwicklung der finanziellen Aufwendungen
Wie zu erwarten, nimmt die Kostenintensität für das Projekt nunmehr stark ab.
Bis Ende 1999 waren 1.4 MCHF gebraucht worden. Im Jahre 2000 kamen 1.7 MCHF dazu. In 2001 sind bis jetzt 0.4 MCHF ausgegeben oder für Verpflichtungen reserviert. Die Erwartungsrechnung zeigt noch weitere 0.2 MCHF im Verlaufe dieses Jahres, also zusammen 0.55 MCHF in 2001. Dies ergibt ein Total für das Projekt von rund 3.7 MCHF.
Projektaufwand "Espresso"
| Finanzkonto | Bezeichnung | Aufwand | Aufwand | Aufwand | Rest |
| bis 1999 | 2000 | 2001 | 2001 | ||
| 311.80 | Kauf Informatik | 13'828 | 12'925 | ||
| 318.83 | Informatik-Lizenzen | 411'996 | 28 | ||
| 318.20 | Gutachter, Experten | 19'000 | 12'000 | 3'000 | |
| 309.18 | Informatik-Ausbildung | 23'237 | |||
| 318.81 | Informatik-Dienstleistungen | 941'986 | 1'713'445 | 380'343 | 170'140 |
| Total | 1'409'957 | 1'738'398 | 383'343 | 170'140 | |
| Kredit | 2'400'000 | 700'000 | 600'000 (Mehrkosten) | ||
Das Projekt wurde von einem externen und einem internen Controller begleitet. Es ist vorgesehen, das Projekt noch in diesem Jahr abzuschliessen.
Für die Fertigstellung des Projekts "Espresso" (Einführung eines neuen Lohnauszahlungssystems und eines neuen Personalverwaltungssystems) werden weitere 600'000 Franken benötigt.
Liestal, 19. Juni 2001
Im Namen des Regierungsrates
der Präsident: Koellreuter
der Landschreiber: Mundschin
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Fussnoten:
2 . Es ist in diesem Zusammenhang in Betracht zu ziehen, dass der Kredit für die Besoldungsrevision (0.9 MCHF) bis Ende 2000 nur zu ca. 50 Prozent (0.45 MCHF) ausgenützt war und für 2001 sind lediglich noch rund 0.1 MCHF an Aufwendungen geplant sind.